PRODUCTIVIDAD PERSONAL: MÓDULO 6/8 Herramientas para el análisis de problemas

 EXAMEN

Un riesgo es:

A. Un evento cierto que tiene un impacto sobre nuestras actividades.

B. Un evento incierto sin impacto sobre nuestros asuntos o proyectos.

C. Un evento incierto pero probable que impactará sobre nuestro proyecto.

D. Un evento programado.

A la hora de poner en marcha un proyecto o una idea es importante tener en cuenta que puede haber riesgos. Estos riesgos no son eventos programados, son eventos inciertos que impactarán sobre nuestro proyecto. Podemos llevar a cabo un análisis de los riesgos a los que se expone nuestro proyecto y del impacto que generarán sobre el mismo.

Los métodos analíticos para la resolución de problemas consisten en:

A. Utilizar preguntas y respuestas, análisis y razonamiento lógico con un método estructurado.

B. Utilizar la intuición y las respuestas pragmáticas. Pasar a la acción sin reflexión previa.

C. Utilizar la distancia, el tiempo, el enfriamiento del problema para serenar la cabeza y tomar posteriormente decisiones.

D. Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

A la hora de poner en marcha una idea o un proyecto y, en realidad, durante toda la vida de ese producto, se pueden presentar problemas de diferente índole. Existen diferentes métodos para la resolución de problemas como el método analítico o el método 8D entre otros. Los métodos analíticos suponen ciertos pasos para la resolución de conflictos que no se basan en la intuición ni en dejar distancia temporal para resolver dichos conflictos, sino que suponen la utilización de preguntas y respuestas mediante un análisis y razonamiento lógico con un método estructurado.

El método de los 5 porqués:

A. Consiste simplemente en hacerse 5 preguntas acerca del problema.

B. Consiste en hacerse preguntas, con un máximo de 5, hasta poder identificar la causa-raiz.

C. Se ha quedado obsoleto.

D. Es el único método para averiguar el problema.

A la hora de llevar a cabo un proyecto o una idea es probable que surjan problemas que desencadenen otros problemas. Para identificar el problema raíz o causa raíz existen diferentes métodos como, por ejemplo, el método de los 5 porqués. Este método se sigue utilizando a día de hoy y consiste en hacerse 5 preguntas (por qué) para poder identificar la causa-raíz.

El reconocimiento del esfuerzo del equipo consiste en:

A. Pagar un complemento económico a los miembros del equipo.

B. Crear un departamento específico dedicado a la resolución de problemas si han tenido éxito.

C. Es la última etapa del método donde se analizan los aprendizajes del proceso y se reconoce la contribución del equipo a la mejora contínua.

D. Es la primera etapa del método dónde se analizan los aprendizajes del proceso y se reconoce la contribución del equipo a la mejora contínua.

Cuando se pone en marcha un proyecto o una idea es normal que aparezcan problemas pero, es importante que llevemos a cabo una serie de medidas para resolverlos y que, dentro de lo posible, no vuelvan a aparecer. Cuando aparezca un problema se deben revisar y modificar los procedimientos donde se generaron, modificar las especificaciones que han generado la solución, modificar los procedimientos de formación y, por último, el reconocimiento, dónde se analizan los aprendizajes del proceso y se reconoce la contribución del equipo a la mejora continua.

Un problema es toda aquella circunstancia no deseable y lesiva frente a nuestros intereses u objetivos. Si no se puede solucionar, no es un problema. Hay dos categorías de problemas: simples y complejos. El riesgo es un problema en estado larvario y para reducirlo se realizan análisis cuantitativos y cualitativos. Los tres estilos más habituales de resolución de problemas son:

• El estilo práctico: es pragmático, sin sentimentalismos y aborda directamente el problema.

• El estilo creativo: se recurre al pensamiento lateral, a la imaginación y a la creatividad para buscar soluciones nuevas.

• El estilo analítico: basado en la elaboración de preguntas y en la búsqueda de las mejores respuestas.

Según el modelo de resolución de problemas 8D la primera de las fases es la de identificar el problema. El problema se identifica mediante señales (síntomas) que hacen tomar conciencia de la problemática. En la fase de contención del problema se debe de crear un equipo especializado y, en el caso de que el alcance implique procedimientos diversos y no se haya podido contener individualmente o la problemáticas sea excesivamente compleja, se deberá contar con expertos de diferentes disciplinas dirigidas por un responsable de equipo.

La 4D del método de las 8 disciplinas (8D) atiende a identificar y verificar la causa raíz. Una vez aislamos la causa raíz o el origen del problema, se pueden derivar otras causas que son las que producen los efectos, y son las denominadas de 1º nivel.

La implementación de un plan de acción es primordial para adoptar una solución definitiva a un problema. Debemos asignar a un responsable que monitorice dicha implantación, que consistirá en la revisión y modificación de los procedimientos que generaron el problema, detallando las especificaciones que nos llevaron a la solución.